Jawność wynagrodzeń 2025/2026 – obowiązki pracodawców

Jawność wynagrodzeń w Polsce wchodzi na zupełnie nowy poziom. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy będą zobowiązani do przekazywania informacji o wynagrodzeniu lub widełkach płacowych przed podpisaniem umowy, zapewnienia pracownikom dostępu do danych o wynagrodzeniach oraz stosowania obiektywnych zasad ustalania płac. To efekt implementacji unijnej dyrektywy UE 2023/970. Zmiany znacząco wpłyną na rekrutację, kadry i płace oraz politykę wynagrodzeń w każdej firmie.

Na czym polega jawność wynagrodzeń? Kluczowe założenia dyrektywy UE 2023/970

Jawność wynagrodzeń to zestaw obowiązków mających zapewnić równe płace za pracę o tej samej wartości. Regulacje zwiększają przejrzystość polityki płacowej, ograniczają dyskryminację i wspierają transparentne rozliczenia firmowe.

Najważniejsze cele:

• eliminacja dyskryminacji płacowej,
• większa przejrzystość procesów rekrutacyjnych,
• budowanie zaufania pracowników,
• jasne i mierzalne kryteria wynagradzania,
• wzmocnienie pozycji negocjacyjnej pracowników.

Luka płacowa w UE wynosi ok. 13%, a w Polsce 4,5–8,5%. Brak przejrzystości utrudnia ocenę, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zgodne z zasadą równej płacy.

Zobacz także: Raportowanie do PFRON w 2026 roku – jak przygotować firmę i uniknąć błędów?

Nowe obowiązki pracodawców od 24 grudnia 2025 roku (pierwszy etap zmian)

1. Informacja o wynagrodzeniu lub widełkach płacowych — przed dniem podpisania umowy

Od końca 2025 r. pracodawca musi przekazać kandydatowi proponowaną kwotę lub widełki wynagrodzenia — najpóźniej przed dniem podpisania umowy.
Może to nastąpić:

• w ogłoszeniu o pracę,
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• podczas procesu rekrutacyjnego — ale zawsze przed zawarciem umowy.

Skutki:
– koniec „ślepych rekrutacji”
– większa konkurencyjność ofert
– spójniejsze i transparentne zasady płacowe

2. Zakaz pytań o wcześniejsze wynagrodzenie

Pracodawca nie może pytać kandydata o zarobki z poprzednich miejsc pracy.
Cel: zapobieganie przenoszeniu nierówności płacowych między firmami.

3. Prawo pracowników do informacji

Pracownik zyskuje prawo do otrzymania pisemnej informacji o:

• swoim wynagrodzeniu,
• średnich wynagrodzeniach na równoważnych stanowiskach (z podziałem na płeć),
• kryteriach ustalania płac i awansów.

Zobacz także: Roczne rozliczenie wynagrodzeń 2025 – jak przygotować listy płac i raporty ZUS do końca roku?

Nowe obowiązki pracodawców od 24 grudnia 2025 r.

Drugi etap implementacji – do 7 czerwca 2026 roku

Kolejne obowiązki obejmą głównie firmy zatrudniające co najmniej 100 osób.

1. Raportowanie różnic płacowych

Pracodawca będzie zobowiązany do:

• monitorowania luki płacowej,
• publikowania raportów,
• przygotowania wspólnej oceny wynagrodzeń, jeśli różnice przekroczą 5%.

2. Przejrzyste, neutralne kryteria ustalania wynagrodzeń

Zasady wynagradzania i awansów muszą być mierzalne, obiektywne i stosowane równo wobec wszystkich pracowników.

3. Zakaz klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń

Pracownik nie może być karany za rozmowę o swoim wynagrodzeniu.

Zobacz także: Jak zatrudnić pierwszego pracownika? 4 kroki procesu zatrudnienia

Jakie informacje będą dostępne dla pracowników?

Pracownik otrzyma – samodzielnie lub przez przedstawicieli – dane dotyczące:

• średnich wynagrodzeń według stanowisk i płci,
• kryteriów wynagradzania, premiowania i awansów,
• własnego wynagrodzenia oraz zasad jego ustalania.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Kary od 1 000 do 30 000 zł

Grożą za:

• odmowę przekazania informacji,
• brak ujawnienia widełek przed podpisaniem umowy,
• stosowanie niedozwolonych klauzul poufności wynagrodzeń.

Odwrócony ciężar dowodu

W sporach o nierówne wynagrodzenie to pracodawca musi wykazać, że różnice płacowe są uzasadnione obiektywnymi kryteriami.

Zobacz także: KSeF a delegacje pracowników mobilnych – nowe zasady od 2026

Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?

1. Audyt wynagrodzeń

Identyfikacja nierówności, analiza stanowisk, struktury płac i zakresów obowiązków.

2. Aktualizacja polityki rekrutacyjnej

Standaryzacja widełek, opisów stanowisk, procesów naboru.

3. Szkolenia HR i menedżerów

Z nowych obowiązków prawnych i zasad komunikacji o wynagrodzeniach.

4. Wdrożenie rozwiązań cyfrowych – np. enova365

Systemy takie wspierają:

• generowanie raportów,
• analizę struktury płac,
• automatyzację zestawień.

5. Komunikacja wewnętrzna

Przygotowanie pracowników na nowe prawa i zasady obowiązujące w firmie.

Komentarz ekspertki

„Jawność wynagrodzeń to nie tylko obowiązek wynikający z dyrektywy. To realna szansa na uporządkowanie polityki płacowej, redukcję ryzyka sporów i budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku pracy. Firmy, które wdrożą transparentne zasady wcześniej, zyskają większą stabilność i zaufanie zespołu.”

— Magdalena Tomaszewska, doradca podatkowy

Zobacz także: Płaca minimalna 2026 – nowe stawki i koszty pracy dla firm

Korzyści z jawności wynagrodzeń

• bardziej równe i przewidywalne płace,
• większe zaufanie w organizacji,
• silniejszy wizerunek pracodawcy,
• zmniejszenie ryzyka kontroli i sporów,
• profesjonalizacja procesów HR.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jawność wynagrodzeń w praktyce — finalne wnioski

Jawność wynagrodzeń zmienia sposób funkcjonowania polskich firm. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy muszą przekazywać informacje o wynagrodzeniu przed podpisaniem umowy i udostępniać pracownikom dane o wynagrodzeniach. Od 2026 r. większe firmy będą raportować różnice płacowe. Choć zmiany są wymagające, w długim okresie zwiększą sprawiedliwość, transparentność i konkurencyjność rynku pracy.

Neofin – biuro rachunkowe w Gdyni, Gdańsku, Bydgoszczy i Poznaniu. Przygotuj firmę na jawność wynagrodzeń

Przeprowadzimy audyt, wdrożymy zmiany i ustandaryzujemy politykę płac zgodnie z przepisami.