E-doręczenia to elektroniczna forma komunikacji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. Mają one zastąpić dotychczasowe listy polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz doręczenia osobiste. Kluczowym elementem systemu jest równoważność e-doręczeń z tradycyjną formą korespondencji. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano publiczną usługę hybrydową (PUH), która pozwoli na otrzymywanie papierowej wersji korespondencji, zapisanej w systemie administracji cyfrowo.
Harmonogram wdrożenia e-doręczeń
1 stycznia 2025 r. – obowiązek e-doręczenia dla:
- przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy);
- podmiotów niepublicznych rejestrujących się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS);
- podmiotów składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
- organów administracji rządowej oraz ich jednostek budżetowych;
- Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) oraz funduszy, którymi zarządzają;
- Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ);
- agencji wykonawczych, uczelni publicznych, instytucji kultury i innych podmiotów realizujących zadania publiczne.
1 kwietnia 2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.
1 lipca 2025 r.
- Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., które składają wniosek o zmianę wpisu od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. – konieczność uzyskania adresu do e-doręczeń.
1 października 2026 r.
- Wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG, które dotychczas nie posiadały adresu do e-doręczeń – obowiązek uzyskania wpisu do bazy adresów elektronicznych do 30 września 2026 r.
1 października 2029 r.
- Obowiązek e-doręczeń rozszerzony na sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania oraz Służbę Więzienną.
Funkcjonowanie systemu e-doręczeń
System opiera się na bazie adresów elektronicznych (BAE), prowadzonej przez ministra ds. informatyzacji. Podmioty mogą korzystać z:
- publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Poczta Polska S.A.);
- kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (prywatni dostawcy usług zaufania).
Podstawy prawne e-doręczeń
- Ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045);
- Rozporządzenie eIDAS nr 910/2014 (UE);
- Komunikat Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r. (Dz. U. poz. 1078) określający 1 stycznia 2025 r. jako datę wdrożenia e-doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów.
Wnioski dla przedsiębiorców
Firmy zobowiązane do stosowania e-doręczeń powinny jak najszybciej dostosować swoje procedury do nowych wymagań. Biuro rachunkowe Neofin rekomenduje przygotowanie się do wdrożenia systemu poprzez:
- sprawdzenie statusu obowiązku e-doręczeń dla swojej firmy;
- rejestrację w bazie adresów elektronicznych;
- dostosowanie procedur księgowych i administracyjnych do obsługi e-korespondencji.
Nie warto czekać do ostatniej chwili – odpowiednie przygotowanie pozwoli uniknąć problemów związanych z obowiązkową komunikacją elektroniczną.
Skontaktuj się z Neofin – biuro rachunkowe w Gdyni, Gdańsku, Bydgoszczy i Poznaniu.
